Il est recommandé aux parties désirant faire référence à la médiation de la Chambre dans leurs contrats d'y insérer la clause type suivante :

1. Tout litige relatif au présent contrat ou s'y rapportant, notamment toute question relative à l'existence, à la négociation, à la validité ou à la résiliation de celui-ci, sera soumis au Règlement de médiation de la Chambre de Médiation, de Conciliation et d'Arbitrage d'Occitanie (CMCAO), dans sa version du [date du Règlement].
   
2. La médiation aura lieu au Secrétariat Général de la Chambre, situé au 10, boulevard d'Arcole - 31000 TOULOUSE.
3. La langue de la médiation sera le [...].
   

Les parties restent libres d'adapter la clause selon les circonstances du litige, elles conservent le libre choix du lieu et de la langue de la médiation.

  Définition

La médiation est un mode alternatif de règlement des différends ayant pour objectif de permettre aux parties, accompagnées dans leur cheminement par un tiers, le médiateur, de trouver la solution la plus satisfaisante pour elles. De ces éléments généraux de définition, il faut retenir l’idée selon laquelle l’accord doit reposer sur des règles juridiques, mais aussi reposer sur l’équité puisque l’accord doit satisfaire toutes les parties au litige. Ce processus suppose alors l’intervention du médiateur qui doit faciliter la communication, la circulation de l’information, et rétablir ou renforcer les relations entre les parties.

 Enclencher une procédure de médiation : les différentes étapes

La loi reconnait deux types de médiation : 

→ En cas de médiation judiciaire :  c’est le juge qui en cours de procédure invite les parties à recourir à une médiation, suspendant ainsi le cours de l’instance. Il est également possible que la demande émane des parties elles-mêmes au cours de l’instance, le juge est néanmoins en mesure de s’y opposer et sa décision de refus sera insusceptible d’appel. Dans le cas d’une médiation judiciaire, la Chambre chargée d’organiser le processus de médiation sera désignée par décision judiciaire et la demande sera enregistrée par le Secrétariat Général de la Chambre dès réception de la décision du juge. Dès lors que la Chambre est désignée, les parties s’engagent à participer à la médiation de bonne foi. Dans le cas d’une médiation judiciaire, le médiateur peut être directement et nommément désigné par le juge. 

→ En cas de médiation conventionnelle :  c’est les parties qui auront l’initiative d’exercer une  procédure de médiation. Le recours à cette médiation peut avoir été prévu dans un contrat ( présence d’une clause de type clause de médiation), dans ce cas, une ou les deux parties peuvent décider de mettre en oeuvre  la clause. Le recours à la médiation peut aussi avoir été prévu d’un commun accord par les parties après la survenance du litige, cette entente est matérialisée par la rédaction d’un compromis. Dans le cas d’une médiation conventionnelle, la Chambre est donc saisie à la demande d’une ou des partie(s), d’une requête de médiation. Le médiateur est désigné par la Chambre sous proposition des parties, en cas de désaccord, les parties peuvent charger la Chambre de désigner un médiateur à leur place. 

Dans les deux types de médiation, dès lors que le médiateur a été nommé, le dossier du litige lui sera transmis.  Le médiateur disposera de toute liberté pour mener le processus de médiation en accord avec les parties. Lors de la première réunion les étapes du processus de médiation seront élaborées par les parties sous le regard du médiateur. L’accord qui sera signé postérieurement à cette réunion, rappellera les grands principes de la médiation : la liberté, la confidentialité et l’impartialité du médiateur.

 Durée d’une procédure de médiation 

Le délai de médiation est de trois mois à compter de la première réunion de médiation et après versement de la consignation appelée. La médiation prend fin par la conclusion d’un accord entre les parties et/ou un désistement d’instance et d’action, les actes correspondants étant alors rédigés le cas échéant par leurs conseils. Mais aussi à l’initiative d’une ou des parties qui peut/peuvent  librement et à tout moment arrêter la médiation, à l’initiative du médiateur, si les conditions de la médiation ne lui paraissent pas ou plus remplies ou si la médiation lui parait impossible. La médiation prend aussi fin à l’expiration du délai imparti pour une procédure de médiation ( à savoir trois mois si pas de prorogation selon le Règlement de Médiation de la Chmabre).

 Avantages obtenus en cas d’utilisation de la médiation 

1° Le gain de temps : au niveau des délais, les parties peuvent gérer à leur propre rythme la procédure de médiation, leur permettant souvent de gagner un temps considérable.

2° Grande liberté des parties : lors de l’accord de médiation signé entres les parties, ces dernières vont établir sous réserve de respecter le Règlement de Médiation établit par la Chambre, la procédure de médiation qu’elles souhaitent effectuer. De plus le médiateur a pour objectif de dégager et de présenter au parties des dispositions purement légales (solution en équité). Ainsi il appartient aux parties, et non au médiateur, de trouver une solution. De surcroît concernant la fin de la médiation, une des parties ou toutes les parties pourront librement et à tout moment mettre fin au processus de médiation. 

3°  Le maintien des bonnes relations entre les parties même pendant un litige : l’objectif de la médiation est de maintenir une relation saine et loyale entre les parties. C’est d’ailleurs l’une des conditions fondamentale de la médiation, les négociations des parties ne peuvent aboutir que si ces dernières font preuve de bonne foi et consentent au principe même de la médiation. 

4° Suspension de la prescription : une procédure de médiation suspend les délais de prescription dès la première réunion fixant les modalités de la procédure de médiation entre les parties et le médiateur. Ainsi, les parties auront toujours la possibilité de recourir à un juge en cas de négociations qui n’ont pas abouties. 

La Chambre de Médiation, de Conciliation et d’Arbitrage d’Occitanie permet d’engager un processus de médiation, sous l’égide de son Règlement de Médiation. 

Version téléchargeable

PRÉAMBULE.

Le présent règlement de médiation s’applique à toute médiation qui se déroule sous l’égide de la Chambre de médiation, conciliation et d’arbitrage d’Occitanie.

Le présent Règlement s’impose au médiateur, aux parties ainsi que, le cas échéant, à leurs conseils.

ARTICLE 1. DÉFINITIONS

Dans le présent Règlement:

1. « Chambre» désigne la Chambre de Médiation, de Conciliation et d’Arbitrage d’Occitanie (CMCAO)
2. « Comité de médiation » désigne l’organe collégial chargé de l’administration de la procédure de médiation, composé du Président de la Chambre, du Secrétaire général,  du Vice-Président en charge de la mise en oeuvre des règlements ainsi que du Trésorier ;
3. « demande » désigne la demande de médiation, faite sur la base ou en l’absence d’une clause de médiation ;
4. « frais administratifs » désigne un montant forfaitaire à verser pour l’enregistrement de la demande ;
5. « frais de médiation » comprend les frais administratifs ainsi que les honoraires du médiateur ;
6. « honoraires » désigne la rémunération du médiateur. Le Comité de médiation détermine le montant de l’avance sur honoraires.
7. « médiateur » désigne la personne qui aide les parties à résoudre un différend.
8. « partie » ou « parties » désigne les parties à la médiation ;
9.  « Règlement » désigne le Règlement de médiation de la Chambre ;
10. « Secrétariat » désigne le Secrétariat général de la Chambre, situé au 10, boulevard d’Arcole – 31000 TOULOUSE.

ARTICLE 2. CHAMP D'APPLICATION DE LA MÉDIATION

1. La médiation s’entend d’un processus structuré, dans les parties à un litige tentent de le résoudre par elles-mêmes, avec l’aide d’un médiateur.
2. Dans le cadre du présent Règlement, le recours à la médiation est indépendant d’un éventuel recours à la conciliation ou à l’arbitrage. Néanmoins, il peut être combiné avec le recours à une procédure arbitrale, une procédure de conciliation ou une procédure judiciaire.

ARTICLE 3. MODALITÉS DE SAISINE DE LA CHAMBRE

1. Toute médiation dont l’organisation est confiée à la Chambre emporte de plein droit l’application du présent Règlement.
2. Les parties s’engagent à participer de bonne foi à la médiation.
3. Les parties peuvent se faire assister par des conseils.

ARTICLE 4. MÉDIATION JUDICIAIRE

1. En cas de médiation judiciaire, la Chambre est désignée par décision du juge. Cette désignation est enregistrée par le Secrétariat dès réception.
2. En application de l’article 131-4 du Code de procédure civile, le représentant légal de la Chambre soumet à l’agrément du juge le nom de la ou des personnes physiques qui assureront l’exécution de la mesure au sein de la Chambre et en son nom.

ARTICLE 5. DEMANDE SUR LA BASE D'UNE CLAUSE DE MÉDIATION

1. Lorsque les parties sont convenues de soumettre leur différend au présent Règlement, toute partie souhaitant engager une médiation dépose auprès de la Chambre une demande de médiation écrite. Une copie de la demande est adressée à toutes les autres parties.
2. Le formulaire de demande de médiation figure à l’Annexe 2.
3. La demande de médiation est adressée à la Chambre, par lettre recommandée avec accusé de réception, au lieu de son Secrétariat : 10, boulevard d’Arcole – 31000 TOULOUSE.
4. Afin que la demande soit enregistrée, la partie qui la dépose doit s’acquitter des frais d’administratifs, dont le montant est défini selon le barème figurant à l’Annexe 1.

ARTICLE 6. DEMANDE EN L'ABSENCE D'UNE CLAUSE DE MÉDIATION

1. À défaut d’accord des parties pour soumettre leur différend au présent Règlement, toute partie souhaitant proposer à une autre de le faire peut envoyer une demande écrite à la Chambre.
2. Le formulaire de demande figure à l’Annexe 3.
3. Dès réception de la demande, le Secrétariat notifie la proposition à toutes les autres parties.
4. Les paragraphes 3 et 4 de l’article 5 s’appliquent mutatis mutandis.

ARTICLE 7. RÉPONSE DE L'AUTRE PARTIE EN PRÉSENCE D'UNE CLAUSE DE MÉDIATION

1. Le Secrétariat, recevant une demande par une partie qui invoque l’existence d’une clause de médiation stipulée au contrat objet du différend, notifie la mise en oeuvre de la médiation à l’autre partie. Le Secrétariat lui adresse également le présent Règlement.
2. L’autre partie dispose de 15 jours pour faire part de ses observations.
3. Dès réception des observations de l’autre partie ou à l’expiration du délai pour en faire part, le Secrétariat saisit le Comité de médiation en vue de la désignation d’un médiateur.

ARTICLE 8. RÉPONSE DE L'AUTRE PARTIE EN L'ABSENCE D'UNE CLAUSE DE MÉDIATION

1. Le Secrétariat, en l’absence d’une clause de médiation et dès l’enregistrement de la demande, propose à l’autre partie de mettre en oeuvre la médiation. Elle lui adresse également le présent Règlement.
2. L’autre partie dispose de 15 jours pour répondre à la proposition de médiation.
3. En cas d’accord de l’autre partie, le Secrétariat saisit le Comité de médiation en vue de la désignation d’un médiateur.
4. En cas de refus de la proposition de médiation, le Secrétariat en informe la partie qui l’a saisie et clôt le dossier. Les frais administratifs liés à la requête lui demeurent acquis.
5. L’absence de réponse de l’autre partie, dans le délai prévu au paragraphe 2 du présent article, équivaut à un refus.

ARTICLE 9. INDÉPENDANCE ET IMPARTIALITÉ DU MÉDIATEUR

1. Le médiateur est un tiers indépendant, neutre et impartial à l’égard des parties, qui a pour mission de les aider à résoudre leur litige.
2. Avant sa nomination ou sa confirmation, le médiateur remplit une déclaration d’indépendance et d’impartialité.
3. Dans la déclaration, le médiateur mentionne les faits ou circonstances qui pourraient être de nature à mettre en cause ou à faire naître des doutes raisonnables quant à son indépendance et son impartialité.
4. Le Comité de médiation communique le contenu de la déclaration aux parties et leur fixe un délai pour des observations éventuelles.
5. Lorsque, au cours du processus de médiation, le médiateur constate l’existence d’un élément de nature à mettre en cause son indépendance ou son impartialité, il en informe les parties. La poursuite de sa mission est alors conditionnée à un accord écrit des parties. Sans accord des parties, la médiation est suspendue et le Comité de médiation procède au remplacement du médiateur.

ARTICLE 10. NOMINATION DU MÉDIATEUR

1. Les parties peuvent désigner conjointement un médiateur pour confirmation par le Comité de médiation.
2. À défaut de désignation conjointe du médiateur par les parties, le Comité de médiation, après consultation des parties, nomme un médiateur.
3. Le Comité de médiation procède à la nomination du médiateur après avoir reçu sa déclaration d’indépendance.
4. En cas de médiation judiciaire, le médiateur peut être directement désigné dans la décision judiciaire.
5. Après nomination du médiateur, le dossier lui est transmis.
6. Le médiateur dispose d’une entière liberté pour mener le processus de médiation, en accord avec les parties.
7. Les parties peuvent convenir de désigner plusieurs médiateurs ou demander au Comité de médiation d’en nommer plusieurs. Dans le cas où les parties ne l’ont pas envisagé, le Comité de médiation peut proposer aux parties de recourir à plusieurs médiateurs.

ARTICLE 11. DÉROULEMENT DE LA MÉDIATION

1. Les parties et le médiateur doivent promptement discuter de la manière dont la médiation sera conduite.
2. À l’issue de cette discussion, le médiateur transmet une note écrite aux parties concernant le déroulement de la médiation.
3. Tout au long de la médiation, le médiateur doit traiter les parties avec équité et impartialité.
4. Tout au long de la médiation, les parties doivent agir de bonne foi.

ARTICLE 12. LIEU ET LANGUE DE LA MÉDIATION

1. À défaut d’accord des parties, le Comité de médiation décide du lieu de toute réunion ou peut inviter le médiateur à en décider.
2. À défaut d’accord des parties, le Comité de médiation détermine la langue dans laquelle la médiation sera conduite ou peut inviter le médiateur à la déterminer.

ARTICLE 13. DÉLAIS ET FIN DE LA MÉDIATION

1. Le délai de médiation est de 2 mois, à compter de la première réunion de médiation.
2. Si cela est justifié, ce délai est renouvelable, à la demande de toutes les parties et sauf opposition du médiateur.
3. La médiation prend fin après la survenance d’un des événements suivants :
   (i) la conclusion d’un accord entre les parties mettant fin au différend ; ou
   (ii) un désistement d’instance et d’action ; ou
   (iii) la notification, à l’initiative de l’une des parties, de sa décision d’arrêter la médiation; ou
   (iv) la notification, à l’initiative du médiateur, du fait qu’à son avis la médiation ne réglera pas le différend ou que les conditions nécessaires à la médiation ne sont pas remplies ; ou
   (v) l’expiration du délai.
4. Le médiateur constate la fin de la médiation par écrit et en indique l’issue, qu’il y ait un accord partiel, total ou aucun accord. Le médiateur notifie le constat au Secrétariat, aux parties, à leurs conseils. Dans le cadre d’une médiation judiciaire, le médiateur doit également notifier le constat au juge.

ARTICLE 14. ACCORD DES PARTIES

1. N’étant pas partie à l’accord, le médiateur ne le signe pas.
2. Les parties prévoient la confidentialité qu’elles entendent donner à leur accord, notamment aux fins d’application et d’exécution.
3. Les parties s’engagent à exécuter l’accord de bonne foi.

ARTICLE 15. CONFIDENTIALITÉ

1. Sauf convention contraire des parties et à moins que la loi applicable ne l’interdise :
   (i) la médiation est privée et confidentielle ;
   (ii) tout accord entre les parties mettant fin au différend est tenu confidentiel, sauf dans la mesure où sa divulgation par une partie est exigée par la loi applicable.
2. Sous réserve des dispositions légales et sauf accord des parties, nul ne doit produire à titre de preuve dans aucune procédure judiciaire, arbitrale ou de conciliation :
   (i) de documents, déclarations ou communications soumis par une autre partie ou par le médiateur au cours ou aux fins de la procédure ;
   (ii) d’opinions exprimées ou de suggestions faites par l’une des parties ou par le médiateur au cours de la procédure ;
   (iii) D’aveux faits par l’une des parties au cours de la procédure.
3. Toute personne participant à la médiation, directement ou indirectement, à quelque titre que ce soit, est soumise à ce devoir de confidentialité.

ARTICLE 16. FRAIS DE LA MÉDIATION

1. Les frais de médiation comprennent les frais administratifs ainsi que les honoraires du médiateur.
2. Les frais administratifs sont versés à la Chambre pour l’organisation de la médiation. Les frais administratifs sont versés lors de la demande de médiation, aux fins de son enregistrement.
3. Les honoraires servent à rémunérer le médiateur. Le Comité de médiation détermine l’avance sur honoraires, qui est à verser dès que toutes les parties ont donné leur accord pour s’engager dans un processus de médiation.
4. Sauf accord contraire des parties, les frais de médiation sont répartis de manière égale entre les parties.
5. Les frais de médiation sont indiqués à l’Annexe 1.

ARTICLE 17. APPLICATION ET INTERPRÉTATION DU RÈGLEMENT

1. La médiation est conduite conformément au présent Règlement.
2. Le Comité de médiation a la compétence exclusive pour interpréter le présent Règlement.
3. En cas de contradiction entre les différentes versions linguistiques du présent Règlement, la version française fait foi.

Les annexes au Règlement sont disponibles dans la version téléchargeable de celui-ci.