Règlement de conciliation

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PRÉAMBULE.

Le présent Règlement s’applique à la conciliation dans les litiges découlant d’un rapport juridique, contractuel ou autre, ou liés à un tel rapport, lorsque les parties, désirant rechercher une solution amiable de leur différend, sont convenues d’appliquer le présent Règlement.
Les parties peuvent convenir d’écarter toute disposition du présent Règlement.

ARTICLE 1. DÉFINITION

1. Dans le Règlement:

(i) « Chambre » désigne la Chambre de Médiation, de Conciliation et d’Arbitrage d’Occitanie (CMCAO) ;

(ii) « Comité de conciliation » désigne l’organe collégial chargé de la mise en oeuvre de la procédure de conciliation- en sont membres le Président de la Chambre, le Secrétaire général, le Vice-Président chargé de la mise en oeuvre des règlements ainsi que le Trésorier;

(iii) « honoraires » désigne le montant versé au conciliateur ;

(iv) « provision » désigne le montant dont le demandeur doit s’acquitter au moment de la demande de conciliation ;

(v) « Règlement » désigne le Règlement de conciliation ;

(vi) « Secrétariat » désigne le Secrétariat général de la Chambre.

ARTICLE 2. DEMANDE DE CONCILIATION

1. La partie qui prend l’initiative de la conciliation adresse une demande écrite à la Chambre.
2.  La demande de conciliation contient les éléments suivants :
   (i) Nom et prénom(s) du demandeur et, le cas échéant, nom et prénom(s) de son conseil ;
   (ii) Nom et prénom(s) de l’autre partie ;
   (iii) Objet du différend.
3. Le Secrétariat indique à la partie la provision à verser.
4. Le Secrétariat transmet la demande de conciliation à l’autre partie.

ARTICLE 3. REFUS DE LA DEMANDE DE CONCILIATION

1. À compter de la notification de la demande de conciliation par le Secrétariat, l’autre partie dispose d’un délai de 15 jours pour accepter ou refuser.
2. Toute absence de réponse de la part de l’autre partie, dans le délai imparti, équivaut à un refus.
3. En cas de refus ou d’absence de réponse, le Secrétariat en avise le demandeur et l’informe qu’il lui appartient d’agir aux mieux de ses intérêts. La part des provisions correspondant au trop perçu lui est restituée.
4. Si la demande initiale contenait une demande d’arbitrage en cas de non-conciliation, et que l’autre partie refuse la conciliation, la demande est considérée comme une demande d’arbitrage seul.

ARTICLE 4. ACCEPTATION DE LA DEMANDE DE CONCILIATION

1. L’acceptation de la conciliation est faite par écrit et adressée au Secrétariat, qui en informe le demandeur.
2. La procédure de conciliation débute lorsque l’autre partie accepte la demande de conciliation.

ARTICLE 5. NOMINATION DU CONCILIATEUR

1. Aussitôt la conciliation acceptée par l’autre partie, le Comité de conciliation désigne un conciliateur et en informe les parties.
2. Il y a un conciliateur, à moins que les parties ne conviennent autrement.

ARTICLE 6. DÉROULEMENT DE LA CONCILIATION

1. Une fois la demande de conciliation acceptée et le conciliateur nommé, celui-ci convoque aussitôt les parties selon leur convenance.
2. Le conciliateur détermine le lieu de la conciliation.
3. Le conciliateur demande une note écrite à chaque partie, afin de leur permettre d’exposer la nature du différend et les points litigieux à résoudre.
4. Le conciliateur entend les parties ainsi que leurs conseils, ensemble ou séparément. Il leur demande tout renseignement utile.
5. Le conciliateur mène la procédure comme il le juge approprié, compte tenu des circonstances de l’affaire.

ARTICLE 7. ENGAGEMENTS DU CONCILIATEUR

1. Le conciliateur est guidé par les principes d’indépendance, d’impartialité, de justice et d’équité.
2. Le conciliateur est conscient de la nécessité de parvenir rapidement à un règlement du différend.

ARTICLE 8. RENCONTRES ET COMMUNICATIONS

1. Le conciliateur peut rencontrer les parties ou communiquer avec elles, oralement ou par écrit.
2. Le conciliateur peut rencontrer ou communiquer avec les parties, ensemble ou séparément.
3. Lorsque le conciliateur est informé de quoi que ce soit par l’une des parties, il en révèle le contenu à l’autre partie, afin de permettre à celle-ci de présenter tout explication qu’elle juge utile.
4. Par dérogation au paragraphe 3 du présent article, lorsqu’une partie fournit une information au conciliateur en lui demandant de la garder confidentielle, le conciliateur ne doit pas la révéler à l’autre partie.

ARTICLE 9. LIEU ET LANGUE DE LA CONCILIATION

1. Le conciliateur détermine le lieu de la conciliation, à moins que les parties ne soient convenues du lieu.
2. Le lieu est déterminé après consultation des parties, compte tenu des circonstances de la procédure.
3. La langue de la conciliation est choisie par les parties. À défaut, le Comité de conciliation détermine la langue de la conciliation. Tant que celle-ci n’a pas été déterminée, il est fait usage du français.

ARTICLE 10. ACCORD DE TRANSACTION

1. Si le conciliateur estime qu’il existe un compromis qui serait acceptable pour les parties, il formule les termes d’une éventuelle transaction et soumet sa proposition aux parties.
2. Chaque partie, de sa propre initiative ou sur invitation du conciliateur, peut soumettre des suggestions.
3. Si les parties parviennent à un accord, elles rédigent un accord écrit de transaction.
4. À la demande des parties, le conciliateur rédige ou aide à rédiger l’accord de transaction.
5. Par la signature de l’accord de transaction, les parties mettent un terme au litige et sont liées par cet accord.

ARTICLE 11. CONFIDENTIALITÉ

1. Le conciliateur et les parties respectent le caractère confidentiel de la procédure de conciliation.
2. La confidentialité s’étend à l’accord de transaction, sauf si la mise en oeuvre de cet accord en exige la divulgation.

ARTICLE 12. DÉLAIS

1. Le délai de conciliation est de deux mois, à compter de la première réunion de conciliation.
2. Les parties peuvent convenir d’une prolongation de ce délai.

ARTICLE 13. FIN DE LA PROCÉDURE DE CONCILIATION

1. La conciliation prend fin à l’établissement soit d’un accord de transaction, soit par une déclaration écrite du conciliateur constatant l’échec de la tentative de conciliation.
2. La déclaration d’échec de la conciliation n’est pas motivée et le conciliateur l’adresse à chaque partie sous sa seule signature.
3. La conciliation prend également fin lorsque l’une des parties notifie au conciliateur son intention de renoncer à la conciliation.

ARTICLE 14. NOTIFICATION À LA CHAMBRE

1. Le conciliateur avise la Chambre de l’issue de la conciliation et lui adresse, le cas échéant, l’accord de transaction ou la déclaration d’échec de la tentative de conciliation.

ARTICLE 15. FRAIS DE CONCILIATION

1. À l’ouverture du dossier, la Chambre détermine, selon le barème indiqué en annexe du Règlement, le montant de la provision que le demandeur doit verser.
2. À la fin de la tentative de conciliation, les frais et honoraires sont liquidés et partagés entre les parties, à moins que l’accord de transaction n’en dispose autrement.
3. Les frais comprennent les honoraires du conciliateur ainsi que les frais administratifs de la Chambre.
4. Toute dépense engagée par une partie est à la charge de celle-ci.

ARTICLE 16. AUTRES PROCÉDURES

1. Le conciliateur ne peut exercer les fonctions de juge, d’arbitre, de représentant ou de conseil de l’une des parties dans une procédure arbitrale ou judiciaire relative au litige faisant l’objet de la procédure de conciliation.
2. Les parties s’engagent à ne pas citer le conciliateur comme témoin dans une telle procédure.
3. Les parties s’engagent à ne pas invoquer ce qui a été dit, écrit, admis, ou indiqué lors de la procédure de conciliation comme éléments de preuve dans une procédure arbitrale ou judiciaire, que cette dernière soit liée ou non à l’objet de la procédure de conciliation.

ARTICLE 17. INTERPRÉTATION DU RÈGLEMENT

1. Le Comité de conciliation a la compétence exclusive pour interpréter le présent Règlement.
2. En cas de contradiction entre les différentes versions linguistiques du présent Règlement, la version française fait foi.